[背景]

　　青岛铁路运输法院在审理某公司与丁某房屋租赁合同纠纷中，合同履行期满后，双方同意在该租赁房屋另行招标前，双方关系转为不定期租赁，丁某交纳了房屋腾空保证金，承诺“若未中标，及时腾空房屋。”后丁某在举行的房屋出租招标过程中未中标，腾空房屋的书面通知书送达丁某并要求其腾空且交还房屋，但丁某拒不交还房屋，故某公司提起本案诉讼。在审理中发现，原告在合同履行及管理中尚存在一些需要注意的问题，故发出此建议书。

　　青岛铁路运输法院

　　司法建议书

　　青铁法建〔2014〕2号

　　山东济铁机务装备有限公司青岛分公司：

　　本院在2014年5月审理了你公司与被告丁某关于青岛市温州路16号、温州路20号乙的房屋租赁合同纠纷案件。纠纷的起因是：你公司与被告于2012年11月1日签订房屋租赁合同，约定将位于青岛市温州路16号、温州路20号乙的房屋出租给被告，租赁期间为2012年11月1日至2013年10月31日。合同履行期满后，双方同意在该租赁房屋另行招标前，双方关系转为不定期租赁，被告交纳了房屋腾空保证金，承诺“若未中标，及时腾空房屋。”后被告在2014年3月4日原告举行的房屋出租招标过程中未中标，原告2014年3月10日将腾空房屋的书面通知书送达至被告，要求被告于3月20日前腾空并交还房屋，但被告拒不交还房屋。你公司遂提起诉讼，请求法院判令被告腾空并交还涉案房屋；支付拖欠租金及房屋使用费；被告已交纳的腾空保证金不予返还。

　　你公司所签订的两份房屋租赁合同条款比较完备，具体约定了双方的权利义务，以及变更、解除、终止合同的条件及双方责任，这是应充分肯定的。但是本院通过对案件的审理认为你公司在合同履行及管理中尚存在需要注意的问题：

　　1.应进一步加强对合同签订的监管。承租人为单位的，及时核对其工商登记及年检信息；承租人为个人的，除个人自然情况信息外，还应查实其婚姻、居住地等情况，以备不时之需。本案被告丁某因户籍住址信息不完备，案件进入司法程序后，对案件送达造成阻碍。

　　2.严控合同的履行。本案被告丁某交纳腾空保证金时你公司未与其约定保证金的具体适用条件，造成纠纷发生时适用保证金条款依据不明确，不能依据约定对其违约行为予以惩罚。

　　良好的合同管理是企业经营活动的安全保证。以上问题虽是个案，但上述合同引起的纠纷已经影响到企业生产经营的有序进行，应当引起足够的重视。为此，本院特提出以下司法建议：

　　1.进一步建立、健全合同管理制度，提高对合同管理重要性的认识。

　　2.加强对合同的签订、履行的审查把关。杜绝签订可能对企业经营带来损害的合同，降低企业经营的风险。签订合同应优先使用相关部门发布的标准合同文本，避免因合同条款歧义引发纠纷。

　　3.强化对合同履行的监控和管理。特别是加强对房屋租赁合同承租人使用承租房屋情况的监控，防止承租人非法使用、非法转租。对涉及腾空保证金等义务条款，应书面细化，具体到返还比例、返还时间等细节，在对方交纳保证金时要求其书面确认。

　　以上建议请予以研究，并将研究或采取的解决措施及时与我院函告沟通。

　　2014年8月5日

　　[效果]

　　山东济铁机务装备有限公司青岛分公司接到青岛铁路运输法院的司法建议书后，公司领导的高度重视，亲自召集业务、合同管理、财务及相关人员，对司法建议书进行了认真学习；同时，结合司法建议书所指出的问题进行了分析，并与公司的其他经营业务联系起来，特别是在即将签订的合同中，严格把关，对正在履行的合同加强监控，防止新的诉讼产生，给公司造成损失。通过司法建议书的学习，该公司在今后的经营过程中釆取以下措施加以落实：

　　1.组织相关人员进行合同法律的进一步学习，提高法律意识和经营上的防范意识，防患于未然。

　　2.进一步完善合同条款，釆用规范的合同文本。

　　3.加强对新合同签订、履行的审查把关。

　　4.强化对合同履行的监控和管理。

　　5.加强维权意识，对经营中产生的问题，不能协商解决的，及时通过法律途径维护公司的合法权益。